क्लर्क कैसे बने: योग्यता, कौशल, आवश्यकताएं, करियर और वेतन

लिपिक कैसे बने? क्लर्क की अपनी दिन-प्रतिदिन की नौकरी की जिम्मेदारियों में बहुत सारी प्रशासनिक भूमिकाएँ होती हैं| फोन का जवाब देने से लेकर दस्तावेज टाइप करने तक, और यहां तक कि ग्राहकों के साथ फाइल करने और बोलने तक, क्लर्कों के कंधों पर बहुत कुछ होता है| अधिकांश भाग के लिए, आपको क्लर्क बनने से पहले केवल हाई स्कूल से स्नातक करने की आवश्यकता होती है, लेकिन कुछ क्लर्क पदों के लिए आपको पहले से प्रमाणन पाठ्यक्रम पूरा करने की आवश्यकता हो सकती है|

नौकरी के बारे में आपका अधिकांश ज्ञान आपके द्वारा लिए जाने वाले ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण से आएगा| आपके दिन में बहुत अधिक तनाव नहीं हो सकता है या आप बहुत अधिक तनाव महसूस कर सकते हैं, यह वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस उद्योग में अपना करियर शुरू करना चुनते हैं| बोलते हुए, आपके पास बहुत सारे विकल्प हैं| प्लस साइड पर, आप सप्ताह में 40 घंटे से अधिक काम नहीं करेंगे ताकि आप कार्यालय में काम छोड़ सकें और अपने समय का आनंद उठा सकें|

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एक क्लर्क क्या करता है?

एक लिपिक एक प्रशासनिक पेशेवर होता है जो विभिन्न प्रकार के सामान्य कार्यालय कार्य करता है जैसे दस्तावेज़ टाइप करना, फोन कॉल का जवाब देना, रिकॉर्ड दर्ज करना और डेटा दर्ज करना| नियोक्ता की जरूरतों के आधार पर विशिष्ट कर्तव्य अलग-अलग होते हैं| उदाहरण के लिए, एक स्कूल के लिए काम करने वाला एक लिपिक छात्र आवेदनों को संसाधित कर सकता है और प्रवेश के सवालों का जवाब दे सकता है, जबकि एक अस्पताल में काम करने वाला एक लिपिक भुगतान की जानकारी को संसाधित कर सकता है और रोगी रिकॉर्ड की फाइलिंग प्रणाली को बनाए रख सकता है| अतिरिक्त जिम्मेदारियों में शामिल हो सकते हैं, जैसे-

1. बुनियादी बहीखाता पद्धति और बैंकिंग लेनदेन करना|

2. बैठकों के लिए कार्यसूची तैयार करना, बैठकों में भाग लेना और कार्यवृत्त तैयार करना|

3. कंप्यूटर, प्रिंटर, कॉपियर और फैक्स मशीन जैसे कार्यालय उपकरण का संचालन और रखरखाव| कार्यालय उपकरण के साथ तकनीकी समस्याओं का निवारण करना और आवश्यकतानुसार सर्विस कॉल करना|

4. उपयुक्त स्टाफ सदस्यों को फोन कॉल निर्देशित करना और संदेश लेना|

5. क्लाइंट पूछताछ का उत्तर देने और फोन या ईमेल के माध्यम से मुद्दों या शिकायतों का जवाब देने के लिए सहकर्मियों के साथ संचार करना|

6. कार्यालय की आपूर्तियों की एक सूची रखना और आवश्यकतानुसार आपूर्तियों को फिर से व्यवस्थित करना|

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क्लर्क बनने के लिए आवश्यकताएँ

क्लर्क बनने के लिए, उम्मीदवारों को शैक्षिक आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए और बुनियादी कार्यालय कौशल होना चाहिए| कुछ नौकरियों के लिए ग्राहक सेवा अनुभव की भी आवश्यकता हो सकती है, जैसे-

शैक्षणिक योग्यता: क्लर्क बनने के लिए आमतौर पर हाई स्कूल से स्नातक की आवश्यकता होती है| आकांक्षी लिपिक वर्ड प्रोसेसिंग या एक्सेल में दी जाने वाली हाई स्कूल कक्षाएं लेकर लागू कौशल प्राप्त कर सकते हैं| उच्च विद्यालय डिप्लोमा या इसके समकक्ष के बिना उम्मीदवारों को अभी भी कार्यालय लिपिक पदों के लिए विचार किया जा सकता है यदि उनके पास पिछले लिपिक अनुभव हैं| इच्छुक क्लर्क बिजनेस मैनेजमेंट में एप्लाइड साइंस में एसोसिएट डिग्री भी ले सकते हैं, जहां वे डेटाबेस मैनेजमेंट, रिकॉर्ड मैनेजमेंट और बिजनेस कम्युनिकेशन जैसे विषयों के बारे में सीखेंगे|

प्रशिक्षण: एक क्लर्क के अधिकांश कर्तव्यों को ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण के दौरान सीखा जाता है| एक बार काम पर रखने के बाद, कार्यालय के क्लर्कों को कंपनी की सर्वोत्तम प्रथाओं, फोन शिष्टाचार और आवश्यक कंप्यूटर अनुप्रयोगों और सॉफ्टवेयर में प्रशिक्षित किया जाता है| वे यह भी सीखते हैं कि फोन सिस्टम और कार्यालय उपकरण जैसे फोटोकॉपियर और फैक्स मशीन कैसे संचालित करें|

प्रमाणपत्र: सामान्य क्लर्क प्रमाणपत्र कार्यक्रम अक्सर सामुदायिक कॉलेजों के माध्यम से पेश किए जाते हैं| ये कार्यक्रम कार्यालय क्लर्क बनने के लिए आवश्यक व्यावसायिक कौशल और आवश्यक कार्यालय कौशल सिखाते हैं| इच्छुक क्लर्क वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, स्प्रेडशीट और कंप्यूटर ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ काम करना सीखते हैं|

वे कीबोर्डिंग जैसे आवश्यक कार्यालय कौशल भी सीखते हैं| एक सामान्य कार्यालय लिपिक प्रमाण पत्र दर्शाता है कि आवेदक के पास कार्यालय क्लर्क के रूप में काम करने के लिए सभी आवश्यक कौशल हैं| प्रमाण पत्र प्राप्त करना उन उम्मीदवारों के लिए विशेष रूप से फायदेमंद हो सकता है जिनके पास पूर्व लिपिकीय अनुभव नहीं है|

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क्लर्क बनने के लिए कौशल

कार्यालय के क्लर्कों को मल्टीटास्क, जनता के साथ काम करने और सहकर्मियों के साथ सहयोग करने की आवश्यकता होती है| यहां कुछ महत्वपूर्ण कौशल हैं जो कार्यालय के क्लर्कों को कार्य कुशलतापूर्वक करने के लिए आवश्यक हैं, जैसे-

समय प्रबंधन: कार्यालय क्लर्कों के पास विभिन्न प्रकार के कार्य होते हैं जो दिन-प्रतिदिन बदल सकते हैं| उन्हें कार्यों को प्राथमिकता देने, कुशलता से काम करने और अपने कार्यक्रम की योजना बनाने में सक्षम होने की आवश्यकता है| उन्हें कुछ कार्यों के लिए एक समय सीमा दी जा सकती है और उनके अनुसार अपने समय का प्रबंधन करने की आवश्यकता है|

विस्तार पर ध्यान: कार्यालय के क्लर्कों को डेटा, ड्राफ्ट इनवॉइस और फ़ाइल जानकारी को सटीक रूप से दर्ज करने के लिए विवरण पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है|

लिखित और मौखिक संचार कौशल: कार्यालय के क्लर्कों को ईमेल, पत्र और चालान का मसौदा तैयार करने के लिए अच्छे लेखन कौशल की आवश्यकता होती है| उन्हें सामान्य जानकारी प्रदान करने, सवालों के जवाब देने और जानकारी को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने और विनम्र, पेशेवर तरीके से पूछताछ का जवाब देने की आवश्यकता हो सकती है|

ग्राहक सेवा: चूंकि कार्यालय के क्लर्क अक्सर आम जनता के साथ काम करते हैं, इसलिए उन्हें यह जानने की जरूरत है कि ग्राहकों की जरूरतों का आकलन कैसे किया जाए और ग्राहक सेवा प्रदान की जाए|

कंप्यूटर कौशल: कुशल टाइपिंग कौशल, वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर से परिचित होना और स्प्रेडशीट का उपयोग करने का ज्ञान सभी कार्यालय क्लर्क की जिम्मेदारियों के लिए आवश्यक हैं|

नमनीयता और अनुकूलनीयता: कार्यालय के क्लर्क विभिन्न प्रकार के विभिन्न कार्य कर सकते हैं और नियोक्ता की आवश्यकताओं के आधार पर उनके कर्तव्य प्रतिदिन बदल सकते हैं| उनके लिए अपने कार्यस्थल की मांगों को समायोजित करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है|

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क्लर्क कार्य वातावरण

क्लर्क कार्यालय के माहौल में काम करते हैं जो अक्सर कंप्यूटर के सामने डेस्क पर बैठे होते हैं| वे पूर्णकालिक या अंशकालिक पदों पर कार्यरत हो सकते हैं| क्लर्क स्वास्थ्य सेवा, शैक्षिक सेवाओं, मानव संसाधन और सामान्य प्रशासनिक सहायता सेवाओं, या तकनीकी या पेशेवर सेवाओं सहित विभिन्न उद्योगों में काम करते हैं|

क्लर्क कैसे बने

चूँकि इस पद के लिए अधिकांश कौशल प्रशिक्षण एक कार्यालय लिपिक को काम पर रखने के बाद होता है, कार्यालय लिपिक के रूप में काम करने के लिए आवेदन करने से पहले कुछ कदम उठाने होते हैं| आवेदन करने और काम पर रखने के बाद, एक कार्यालय क्लर्क को नौकरी प्रशिक्षण पूरा करना होगा| ऑफिस क्लर्क बनने के लिए आवश्यक कदम यहां दिए गए हैं, जैसे-

हाई स्कूल से स्नातक: क्लर्क बनने के लिए आपको आमतौर पर हाई स्कूल डिप्लोमा की आवश्यकता होती है| यदि हाई स्कूल उन्हें प्रदान करता है, तो आकांक्षी क्लर्कों को कंप्यूटर कौशल और कार्यालय प्रथाओं में कक्षाएं लेनी चाहिए|

सर्टिफिकेशन कोर्स पूरा करें: इच्छुक क्लर्क सामान्य कार्यालय प्रथाओं, कंप्यूटर साक्षरता और सामान्य कंप्यूटर अनुप्रयोगों जैसे वर्ड प्रोसेसिंग और स्प्रेडशीट में एक कोर्स करने पर विचार कर सकते हैं| हालांकि सर्टिफिकेशन कोर्स पूरा करने की आवश्यकता नहीं है, स्वेच्छा से कोर्स करने से क्लर्कों को नौकरी के लिए आवश्यक कौशल हासिल करने में मदद मिलेगी| ऑफिस क्लर्क सर्टिफिकेट प्रोग्राम आमतौर पर व्यावसायिक स्कूलों या सामुदायिक कॉलेजों में उपलब्ध होते हैं|

ऑफिस क्लर्क पदों के लिए आवेदन करें: उम्मीदवारों को सरकारी या ओपन ऑफिस क्लर्क पदों वाली कंपनियों पर शोध करना चाहिए और अपने रिज्यूमे और कवर लेटर भेजते समय आवेदन निर्देशों का पालन करना चाहिए|

ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण पूरा करें: टाइपिंग, वर्ड प्रोसेसिंग और अच्छे फोन शिष्टाचार जैसे बुनियादी कार्यालय कौशल से परे, कार्यालय के क्लर्कों को विशिष्ट कार्यों को करने और कंपनी की परिचालन प्रथाओं को सीखने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है| उदाहरण के लिए, यदि कंपनी डेटाबेस या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती है, तो नियोक्ता कार्यालय क्लर्क को प्रशिक्षित करेगा ताकि वे डेटाबेस का कुशलतापूर्वक उपयोग कर सकें|

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